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新型コロナウイルスの世界的な流行で、社会や働き方が大きく変わりつつあるなか、テレワークを導入する企業が増えています。これは当社TDCソフトも例外ではなく、2020年3月からテレワーク体制へ移行しました。そこで本記事では、当社の購買部門であるビジネスパートナー推進部のテレワーク移行へのリアルな状況をお伝えします。
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明日から順次テレワークに移行せよ！
ビジネスパートナー推進部
課長代理 天野仁
TDCソフトの購買部門であるビジネスパートナー推進部は、システム開発業務を委託している取引先（以下、パートナー社）関連の業務全般を担当するとともに、グループ会社の同様の業務についても、その一部をBPO（Business Process Outsourcing）として請け負っています。同部が購買手続きを行っているパートナー社はおよそ200、パートナー要員は1300～1400名に及んでおり、これを業務の効率化を図りつつ、部長を含む7名のメンバーで対応してきました。
そうした中、2020年1月後半に新型コロナウイルス感染者が国内で初めて確認され、その後も感染者の数はじわじわと増加。危機感を抱いた同部は、以下のような取り組みを行うことにしました。
・ 稼働しているパートナー要員の作業場所の整理
・ 海外渡航歴の確認
・ パートナー社向けイベントの中止、縮小
これらと並行して2月後半以降、時差出勤の開始など全社的な対応も進んでいく中、3月26日の朝、全メンバーが集められ、「明日から順次テレワークに移行する」という会社指示が出ました。同部 課長代理 天野仁は当時について「準備期間はほぼゼロで時期も年度末。どうやって乗り切るか？と考えながらも、何とかなるかって他のメンバーと話していました」と振り返ります。
以前より、同部はメンバーのうち3名が育児中の母親ということもあり、もともと在宅勤務のニーズはあったといいます。
「新型コロナウイルスの感染拡大に合わせてテレワーク体制へ移行しているお客様もあり、開発プロジェクトからも何件か相談がありましたので、当社もいずれはテレワークをやるのだろうとは思っていました。しかし、この年度末のタイミングで自分たちが移行するとは考えていませんでした」（天野）
既存の仕組みを活用し、テレワーク体制へスムーズに移行
思わぬタイミングでのテレワーク移行とはいえ、ビジネスパートナー推進部は、2011年に「BP-LINKS」（自社で開発したの購買業務向けEDIサービス）を構築しており、これにより、取引口座開設時の基本契約書など一部の業務を除き、発注や請求に関する業務の大半がペーパーレス化されていました。そのため、「オフィスに保管されている紙の書類を扱わなければならない」「個別の発注書類に押印が必要」といった問題がなく、ある意味すでにテレワーク可能な環境が整っていました。
「BP-LINKSの導入から7年以上がたっていたため、発注側の開発プロジェクトと、受注側のパートナー社、そしてわれわれ購買部門の三者がペーパーレスでのやり取りが当たり前になっていました。もちろん、単に仕組みが整っているだけでは不十分で、各パートナー社の理解に加え、EDIを構築した経営層の判断があったことも大きいですね」（天野）
こうして、日々の業務処理や問い合わせ対応は自宅のPCから普段通りに行い、部内メンバー間のコミュニケーションや情報共有についてはコラボレーションツールを用いて対応していきました。この際にポイントとなったのが各メンバーの意識で、実際に運用しながら短期間でPDCAを繰り返し、業務の改善を進めていったことがテレワークを成功へ導いたといいます。
「こうした状況下ですから、“正解”を決めきれないことも多々ありましたが、とにかくやってみる、ダメなら修正して次に進むという姿勢が今回の成功につながったと思います。また、これまで通りに業務を進められるよう、一部の作業をツール化するなど、メンバーが自主的に動いてくれたことも助けになりました」（天野）
テレワーク移行に成功したからこそ、見えてきた課題もある
とはいえ、テレワークはビジネスパートナー推進部としても未経験の取り組みだったこともあり、けっして順風満帆というわけではありませんでした。
そのひとつが、テレワーク移行にともなう新たな業務の発生です。各パートナー社とテレワーク移行についての覚書を締結する際、プロジェクト単位でテレワークに対する考え方や移行時期が異なるため、それぞれの事情に合わせて覚書案を作成し、最終的に同意を得ていく必要がありました。発注や請求処理の督促などの通常業務をテレワーク環境でこなしつつ、こうした新たな業務をどのように対応するかが課題になりました。通常であれば覚書は「印刷・押印・送付」が必要でしたが、その取り交わしのためにパートナー社の皆さんにも出社していただくのは避けたいということで、今回は「印刷・押印・送付」は後回しとし、内容の合意をメールでもらうことで対応しました。この方法もパートナー社の皆さんと弊社の経営陣が迅速にOKしてくれたことで解決することができました。
また、もうひとつの課題が「それでも紙は残っている、ということです」と天野。今回は緊急避難的なテレワークへの移行であったため、業務プロセスをゼロから見直したわけではありません。それゆえ、基本契約書や取引開始時の手続き書類など、紙をベースとした業務は一部残ったままです。
「ただそれも見方を変えれば、書類を”紙”でもらう必要があるのか考え直すいい機会になったのではないでしょうか。今回の経験を踏まえて、将来的にはプロセスそのものを見直していくつもりですし、”押印”や”送付”といった作業をさらに減らすにはどうするべきか、といった新たなテーマも出てきました」
そして天野は最大の課題が残っていると続けます。“対面”でのコミュニケーションの位置づけです。
「テレワークに移行した結果、2カ月近くも顔を合わせていないメンバーもいます。今のところ業務そのものは回っていますが、チームビルディングの面では課題があると言えるでしょう。当然、今後はパートナー各社とのコミュニケーションも「新しいかたち」が求められると考えています。この点も何らかの手段で改善していきたいですね」
コロナ禍をきっかけに急遽テレワーク体制への移行を余儀なくされたビジネスパートナー推進部ですが、既存システムの活用とメンバーの取り組みにより、みごと試練を乗り越えることができました。今後も理想のテレワーク体制を目指し、改善を継続していくことでしょう。
（インタビュー）
デジタルテクノロジー本部
マーケティング担当 大西
会社情報
TDCソフト株式会社
https://www.tdc.co.jp/
創立 1962年10月16日
本社 東京都渋谷区代々木3-22-7 新宿文化クイントビル
創業以来、銀行、保険、クレジットなどの金融業界をはじめ、官公庁やエネルギー、製造、流通など幅広い業種のシステム開発を手掛けてきた。2019年4月よりスタートした中期経営計画では、最新の要素技術を活用し、価値創造ニーズに応える“次世代型システムインテグレーター”となることをビジョンとして掲げている。
Technology
豊富な利用実績
当社がパートナーとの受発注を紙で行うことに限界を感じたことから2013年にEDIシステムを独自で構築。同業他社様からのご要望により2014年より当サービスのオンプレミス版『BP-LINKS』を商用化としてリリース。“事務作業が85％以上削減できた”など利用者様から高い評価をいただいています。その後、『BP-LINKS』のクラウド版として、2018年より当サービスを開始しています。今では両サービス合わせて3,500社以上の利用実績がありIT業界で広くご利用いただいています。
BP-LINKS導入メリット
・パートナー社の技術者一元管理
・毎月の請求処理の効率化
・発注業務の効率化、期間短縮
・ペーパーレスによる郵送／印紙コスト削減
・スピーディなプロジェクト体制の構築
・管理レベル向上、コンプライアンス遵守
・パートナー社へのサービスレベル向上
・パートナー要員の社外リリース防止
IT企業の購買担当者の工数を1/8まで削減！
IT企業である当社の購買業務効率化を目的とし、
自社開発したIT企業向け購買管理システム「BP-LINKS」。
当社の購買管理部門でも、システム化によって紙の書類作成・管理工数とコスト削減を実現。
削減した工数で新たなパートナーや案件を獲得する為の施策を検討できるようになり、人手不足の解消、パートナー社との関係維持など、様々な面でメリットを感じています。
BP-LINKSのクラウド版「Meeepa」もご検討ください
すぐに導入するならクラウド版！
