株式会社IDホールディングス様

BP-LINKSでIT購買業務を効率化
作業負担を大幅に軽減し、残業ゼロを実現

導入の背景

BPの増大で購買業務も急増、手作業では追い付かなくなる事態に

2018年に株式会社フェスをグループに迎え入れ、2019年4月には持株会社制へ移行するなど、順調に事業を拡大しているＩＤグループですが、2013年当時は、購買業務の急増に苦しんでいました。

お客さまの幅広い要望に応えるため、数多くのBPと協業しており、そのため購買･調達部門は各社とさまざまな契約を締結しなければなりません。ところが、その数があまりに増えてしまったため、業務の処理が追いつかなくなってしまったのです。

ビジネス・パートナー推進部長の高杉繁氏は当時の状況について「個別契約書や派遣管理台帳の作成などは8名のスタッフで担当していたのですが、すべて紙ベースで行っていたこともあり、膨大な作業となっていました。特に、契約更新などが重なる4月と10月のピーク時には、元々、連日深夜まで作業時間を要していたところ、さらにBPが増えたことで、人手に依存した作業ではどうにもならなくなってしまったのです」と説明します。

そこでＩＤグループではこうした状況を改善し、グループ全体で購買データを統合管理できるよう、システム化の検討を開始しました。

導入の経緯

派遣対応の機能を重視、一連の流れを一気通貫で処理できる点を評価

ＩＤグループではシステムの導入にあたり2013年末より情報収集をスタート。5社の製品を候補としてピックアップし、翌年から本格的に比較・検討を進めていきました。

「システム検討の際、特に派遣契約への対応を重視しました。ＩＤグループは請負契約だけでなく派遣契約も相応にあるため、システムは請負と派遣の契約形態に適応できている必要がありました。もし機能が組み込まれていない場合は、新たにカスタマイズを行うことになり、それだけシステム化が遅れてしまいます。
一刻も早く現場の負担を減らしたい状況下にありましたので、この機能は標準である必要があったのです」（高杉氏）ＩＤグループでは5社にプレゼンを依頼。前述の条件に加え、その他の機能や使い勝手を吟味した上で、2014年6月にTDCソフトの購買システム「BP-LINKS」の採用を決定、2015年1月より運用を開始しました。

採用理由について、ビジネス・パートナー推進部 パートナー推進グループの瀧澤浩氏は「最終選考にはBP-LINKSともう一社の製品が残ったのですが、そちらは機能追加の融通が利かず、小さな修正も全てオプション扱いになるため、導入コストや運用コストが積みあがりそうな懸念がありました。

その点、BP-LINKSは見積から契約、精算までの一連の流れが一気通貫で処理でき、オプションやアドオン開発は不要というのがよかったですね。また、下請法や派遣法など法対応ができるところもポイントでした。さらに、当社グループの業務と合わせやすかった点も評価しました」と語ります。

導入の効果

作業負担は大幅に軽減、残業がゼロになり、コストも削減

ＩＤグループではBP-LINKSに可能な限りカスタマイズを加えず、業務のやり方をBP-LINKSに合わせるかたちで導入しています。瀧澤氏は「BP-LINKSの導入と同時に基幹システムの更新も行っていたため、業務をBP-LINKSに合わせる作業は、とても難易度の高いものになりましたが、ＴＤＣソフトがしっかりサポートしてくれたおかげで無事に乗り切ることができました」と当時を振り返ります。

「その効果ですが、購買業務がすべてシステム化されたことで効率化され、作業負担は大幅に軽減されました。また、書類のやりとりがなくなったため郵送費が不要となり、これに伴うオペレーションミスもなくなりました。手間を含めたコスト削減を考えるとかなりの効果です」（高杉氏）

一方、利用側となるBP各社からは稼働直後の2、3カ月は問い合わせも多かったものの、マニュアルを参照してもらうことで、ほとんどの問題が解決できているといいます。

グループ業務システム統括部 GLの青木久美子氏は「トップページにお知らせなどを入れることができるので、それだけでもユーザーからの問い合わせを減らすことができています。BPの方々が想定外の操作をして問題になったこともありましたが、そうした際にもTDCソフトには適切に対応いただき、かなり助かりました」と語ります。

今後の展望

クラウド移行で止まらないシステムを実現、新規BPの開拓に注力

ＩＤグループでは当初BP-LINKSをオンプレミスで運用していましたが、2018年に管理サーバーをAWSへ移行。クラウド環境でグループの購買データを統合管理しています。

この点について高杉氏は「管理面の負荷が減るとともに、大規模災害など万が一の際にも止まらないシステムが実現したのは大きなメリットです。また、システムの監査という観点からも、紙からデータに変わったことで、いつでも必要なデータを参照できるようになりました」と語ります。現在ＩＤグループのBPの技術者は更に増加しており、購買に関する発注件数は年間3,000件を超えるようになったといいますが、従来のように作業負荷が急増するようなことは起きていません。「導入のおかげで残業はほぼゼロになりましたし、購買業務に携わっていたスタッフ8名のうち3名は、現在新規BPの開拓に注力しており、これを通じてビジネスの拡大に貢献できることは今回の導入の大きな成果だと考えています」（高杉氏）

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