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Meeepaコラム

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IT企業向け クラウド型EDIシステム『Meeepa』とは?
特徴やメリット、導入効果に迫る

社会のデジタル化が進行する一方で、IT業界の人材不足は深刻化しています。

2016年の経済産業省の発表によると、2020年にはIT技術者の人材が約37万人不足すると予測され、今後ますます採用が難しくなることでしょう。そのような状況下で売上を伸ばすためには、優良なビジネスパートナー(以下BPと略)を調達することがカギとなります。

しかし、BPの調達には法対応やコンプライアンスの強化、インシデント(注文書の誤郵送などのヒューマンエラー)への対応が必要になります。さらに、BPが増えると毎月の受発注や稼働精算に時間がかかり、担当者の慢性的な業務負荷の向上にもつながります。

また、担当者とBPは、個別のやり取りが多く、案件情報や契約情報をうまく社内共有できていないケースもよく聞かれます。

このように、売上向上のためにBPを増やしたいものの、人手不足で手が回らなかったり、業務効率化が図れていなかったりという悩みを抱える企業さまは多いのではないでしょうか。

そのような企業さまにぜひ注目いただきたいのが、EDI(Electric Data Interchange)の導入です。このEDIではBPの調達にまつわるリスクや手間といった悩みを回避し、業務の大幅な効率化が期待できます。

今回は、クラウド型EDIサービス「Meeepa(ミーパ)」の特徴やメリットについて、Meeepaのセールス担当・朝倉淳とマーケティング担当・大西真裕子が解説いたします。

■導入の手間がかかってもシステム化のメリットは大きい

− どのような課題・問題に対してEDI導入をおすすめしたいですか?

BPの購買業務を手作業で行っていると、どうしても請求書や契約書の送付漏れや書類の誤送付、請求金額の計算間違いといった処理ミスが生じるリスクがあります。このミスを軽減するためには、担当者の数を増やして1人あたりの負担を減らしたり、ダブルチェックをしたりといった対処が必要になるでしょう。しかし、人件費や採用の関係上、これ以上担当者を増やせずどうしようもないというケースはよく見られます。

そこで検討していただきたいのが、EDIを導入して購買業務をシステム化するという方法です。このシステムは市場ではすでに普及し始めていて、その効果は高く評価されています。

担当者やBPがシステムの操作に慣れるために多少時間はかかりますが、長期的に考えると大きなメリットをもたらすことは明らかとなっています。

−「BP-LINKS(ビーピーリンクス)」というサービスと「Meeepa」との違いを教えてください。

当社では2014年から、IT業界に特化したEDIシステム「BP-LINKS(ビーピーリンクス)」というサービスを提供しています。本製品はEDIシステムのIT業界シェアNo.1のシステムで、企業さまごとに細かいカスタマイズができる特徴があります。しかし、自社にサーバを立てて保守するオンプレミス型であり、初期費用が発生するため導入が難しいという企業さまの声を数多くいただきました。

このような状況を打開すべく開発したのが、クラウド型のEDIシステム「Meeepa」です。

「Meeepa」では、システム化のメリットを実感していただきたいという想いから、より手軽に導入いただけるよう初期費用は一切かかりません。クラウド製品ですのでBP-LINKSとは異なり導入時のカスタマイズには対応していませんが、ユーザーさまから寄せられた声を反映してシステムを定期的にバージョンアップしています。きっと快適にお使いいただけることでしょう。

−「Meeepa」の評判はいかがでしたか?また、今後の展開について計画されていることなどあれば教えてください。

数十名規模の企業さまから数千名規模の大企業さままで、幅広い企業さまにご評価をいただいており、オンプレミスからクラウドへの乗り換えの希望も増加しています。さらに現在「Meeepa」でのAPI連携機能の実装も計画しておりますので、将来的には既存の基幹システムや会計システムなどの他システムとのシームレスな連携も可能になります。

購買業務において月末月初が忙しいのは当たり前と思われがちですが、業務をシステム化すれば月末月初はもとより日常業務が効率化でき、より生産性の高い仕事に集中できるでしょう。その結果が、売上面にも貢献するはずです。

■下請法・派遣法・電子帳簿保存法に対応したクラウド型のEDIサービス

−「Meeepa」のコンプライアンスに対する取り組みを教えてください。

BPを調達する場合、下請法や派遣法を遵守する必要があります。また、Webを利用して契約書などの書類を処理する場合は、電子帳簿保存法に則り対応しなければなりません。

「Meeepa」はこれらの法律に対応したシステムなので、インシデントの発生や法的リスクを抑制し、コンプライアンスを強化することができます。

−「Meeepa」にどのような機能を搭載することで下請法に対応させましたか?

下請法では発注書の送付漏れがあった場合、法律違反となってしまいますので、「Meeepa」にはBPの要員毎の発注状況を管理することで発注書の送付漏れを防ぐ機能を搭載しました。たとえ抜け漏れがあった場合でもアラートが表示されるため、システムにて状況を確認することが可能です。

−「Meeepa」はどのようなシステムで派遣法に対応していますか?

「Meeepa」は派遣法にも準拠したシステムとなっており、BPの委託状況をシステム上で確認できるため、二重派遣の契約や制限数を超えた再委託といったリスクが抑止されます。監査の際にもシステムを確認するだけで完了するため、書類の準備といった手間が省けます。

−「Meeepa」はどのような機能によって電子帳簿保存法に対応していますか?

書類作成では、電子帳簿保存法の要件であるタイムスタンプが備わった電子契約書を自動生成することができます。これにより、データの改ざんを防止してペーパーレスでの処理を可能にします。

郵送代や印紙代、印刷代といったコスト削減のみではなく、送付ミスなどのインシデントの防止にもつながるでしょう。なお、既存の基本契約書に電子取引に関する言及がない場合は、基本契約書の修正もしくは覚書を交わすことを忘れないようにしましょう。

■自社の仕組みとして開発したものをサービス化した製品

−「BP-LINKS」「Meeepa」はどのようなことがきっかけで誕生したのですか?

元々は当社も人手不足やインシデントの面で、購買業務に大きな課題を抱えていました。そして、「当社がこれだけ苦労しているのだから、きっと他社も同じような苦労に悩まされているだろう」という考えからEDIの開発に着手し、「BP-LINKS」が誕生しました。

IT業界に特化したEDIは革新的で、見積りから受発注、請求まで一元管理できるという便利さから多くのお客様に喜ばれ、前述の通り、現在では2,000社以上の企業さまに利用されている業界シェアNo.1のシステムとなりました。しかし、初期費用や運用コストの面から導入したくてもできないという声を多くいただくようになったのです。

そういった、コストを抑えたサービスへのニーズの高さを実感し、IT業界に特化したクラウドEDIとして誕生したのが「Meeepa」です。

−「Meeepa」に込めた想いなどあればお聞かせください。

「Meeepa」はIT業界に特化したEDIサービスで、当社の長年に渡る購買業務での課題を踏まえて開発したシステムとなります。このシステムを活用いただき、業務効率化を図れば、これまで多くの時間を割いてきた事務作業から解放され、削減された時間で、本来取り組みたかった新規BP開拓やこれまでやろうと思っていたけど多忙のためできなかった既存BPとの関係強化などに、より注力することができるでしょう。さらに、この時間を用いて新たな施策にチャレンジすれば、業界全体がさらに発展していくはずです。

「Meeepa」を通して、IT業界全体を盛り上げたい。

これが当社の想いです。

■「Meeepa」導入によって受発注業務はこう変わる!

・コンプライアンスリスク抑止

「Meeepa」は下請法、派遣法、電子帳簿保存法といった法令対策も万全です。Meeepaを導入すれば、BPとの取引状況がシステムで管理できるようになります。人の手と紙での管理では状況が不透明のため、コンプライアンス違反が発生するリスクもありますが、「Meeepa」では情報をシステムで一元管理できるため、契約状況が一目瞭然になりコンプライアンス違反のリスクが抑止されます。
なお、法改正があった場合は適宜、システムアップデートしますのでご安心ください。

・インシデント(ミスや事故などの恐れ)を軽減

BPと紙の書類でやり取りする場合は、宛先や封入内容の誤りなどのヒューマンエラーや個人情報の漏洩などのインシデントのリスクがどうしてもつきまといます。請求漏れがあっては売上が立ちませんし、大きな事故が発生するとパートナー企業さまとの信頼関係が崩れ、事業の継続が危ぶまれる可能性があります。

さらに、ミスを起こした担当者はモチベーションが下がり、退職してしまうという可能性も否めません。近年、IT業界におけるインシデントへの管理強化はますます求められるようになっていますので、電子化によって効率的にリスクを抑制することは大きなメリットと言えるでしょう。

・大幅なコスト削減

書類を電子化してペーパレス化することで、紙代や印刷代、収入印紙代、郵送代といった物理的なコストを大幅に削減できます。

物理的なコストだけでなく、人件費の削減にも貢献します。ある企業さまでは、「Meeepa」を導入したことで購買業務の担当者を8人から2.5人に削減することができました。業務効率化という面では、担当者の人材不足に悩む企業さまは「Meeepa」のコスト以上のメリットを感じていただけるでしょう。

「Meeepa」では、初期費用0円、月額費用12,800円、1注文書あたり400円の費用をいただいておりますが、こういった削減されるコストや人件費を鑑みると、毎月の発注量が少ない企業さまでもコストメリットが出ると考えています。

・スキル管理も可能

「Meeepa」ではBPの情報が登録できるため、スキル管理も容易に行えます。担当者ごとにBPを管理されている場合は、BPの人材に関する社内共有ができていないケースが多々あります。その場合、案件を受注したものの適した人材がアサインできず、案件を逃してしまうことにもなり得ます。しかし、システムでBPを管理して社内共有ができれば、適した人材を早急に見つけることができるため案件を取り逃しません。

また、自社の技術者のスキル管理もできます。この仕組みでは、社員の経歴を登録することで「Meeepa」内で技術者のスキルシートを生成します。急な提案があった場合でもすぐに技術者のスキルシートを入手できるため、スピーディーな営業活動が可能となります。また、スキルシートは技術者自身が更新できるため、担当者の負担は増えません。

・業界唯一の一元管理システム

「Meeepa」はIT業界に特化したクラウド型EDIサービスで、見積りから受発注、請求までの一連の購買業務を一元管理することができます。見積りだけに特化した製品や受発注だけに特化したEDI製品は多いですが、購買業務全体を1つのシステムで管理し、業務を完了させられるため、飛躍的に業務効率化が図れます。

<導入事例紹介①>

少人数で購買業務を担当していたA社さまは、担当者さま自身が業務効率化を強く希望し「Meeepa」の導入にいたりました。月末月初は3日間購買業務だけを行い、少人数で回していたため病気でも休めないというプレッシャーに悩まされていました。また、ミスが許されない仕事のため、メンタル面での負担も大きかったのです。

「Meeepa」を導入されてからは購買業務にかかる時間を大幅に削減でき、空いた時間でやりたくてもできていなかったことに取り組めるようになりました。具体的には、BPの新規開拓やコアパートナーとの懇親会など対外的な活動に注力できるようになり、他社との関係性の強化や売上の向上につながっています。

<導入事例紹介②>

担当営業さまがBPの情報を管理していたB社さまは、社内で情報連携ができていないことが課題でした。そのため、情報を見える化し、透明性の高い運用を行うために「Meeepa」を導入することになりました。

導入後は、優良な人材を取り逃さず効率的に案件を回せるようになり、人材の個人単位で先々の案件情報を見える化したことによって、将来の売上予測もできるようになりました。

■「Meeepa」の特長・機能

・IT業界に特化したEDIサービス

IT業界特有の稼働精算などに対応。一般的なEDIよりも業務との親和性が高いです。

・見積り、受発注、請求まで一元管理

見積りや受発注など各個別のサービスが多い中、「Meeepa」では一連の業務の一元管理が可能。情報を見える化するだけでなく、個別サービスを複数ご利用される場合に発生するシステム連携のコストも抑えます。

・準委任契約、派遣契約、一括請負(一部)の契約形態に対応

IT業界ならではの契約形態に対応しています。一括請負は2019年内に順次対応を計画しています。

・初期費用無料

クラウド型のため初期費用は無料。手軽にEDIの効果をお試しいただけます。

・下請法、派遣法、電子帳簿保存法に対応

IT業界が遵守すべき法律に対応し、コンプライアンス違反を抑止します。法改正があった場合も適宜バージョンアップするので、法改正による社内運用の検討や変更といった手間がなくなります。

・契約書の自動作成

必要事項を入力すれば契約書が自動作成されるため、作業時間を大幅に圧縮します。

・見積依頼のコピー、再作成が簡単

過去の見積依頼のデータをコピーし、流用することができるので、毎月見積依頼を1から作成する必要はなくなり、入力ミスも減り簡単に見積依頼が行えます。

・スマートフォンやタブレット対応

スマートフォンやタブレットでも「Meeepa」を操作できるので、外出先でも業務を行うことが可能です。

・書類のダウンロード

自動作成された書類はダウンロードできるので、紙で保管することもできます。

・請求金額の自動計算

システムに稼働時間を登録すればBPへの支払額が自動計算され、その金額の確認依頼をBPへ行うフローとなります。そのため、購買担当者の支払金額の照合作業が不要になります。

・データ検索

BPとの契約情報は一覧で確認でき、社内共有されます。また、検索してデータを参照できるため、必要な情報が手軽に入手できます。

・注文書へのタイムスタンプ機能(アマノ社製)

電子帳簿保存法の要件となっているタイムスタンプを備えた電子契約書を作成できます。
タイムスタンプ機能で改ざん検知ができるため、改ざん防止とコンプライアンス向上につながります。

・エンジニアのスキルシートの管理が容易

自社内の技術者の最新のスキルを登録できます。登録した情報はスキルシートとしてエクセルでも出力可能なので、営業効率も向上します。

・パートナー検索機能

Meeepaに登録されている企業の中で求めるスキルを有した技術者が在籍する企業を検索できます。Meeepa内で繋がっていただくことで企業同士がメッシュ構造でつながることができます。

・担当者へのプッシュ通知

未対応の案件や更新情報があれば、担当者のメールアドレスにアラートメールがプッシュ通知されます。情報の見逃しや対応漏れを防止することが可能です。

・支払い実績データの会計システムへの連携が容易

BPへのお支払いのデータは主要会計システムのフォーマットで一覧出力できるため、ミスなく手軽に会計システムと連携できます。

■「Meeepa」が特に向いているお客様

・購買業務がひっ迫している企業さま
・今の人による手運用の管理や進め方に限界を感じている企業さま
・今後BPが増加する見込みがあり、業務量に不安のある企業さま
・BPを増やしていきたいと考える企業さま
・安心安全に取引を進めたい企業さま
・社内システム全般のクラウド化やシステム化を検討中の企業さま
・ペーパーレス化を推進中の企業さま
・働き方改革や業務効率化や残業抑制、コスト削減を推進中の企業さま
・IT企業以外でもエンジニアを調達している一般企業さま

■「Meeepa」の料金体系

・初期費用 0円
・月額費用 12,800円
・従量制費用 400円/1注文書(発注ごと)

クラウドサービスなので、サーバ構築などの初期費用やメンテナンス費用が不要です。発注される側の企業さまにのみ月額費用がかかり、BPには一切費用がかかりません。また、紙の書類にまつわる郵送代や収入印紙代なども全て削減できます。

大手企業さまをはじめ、すでに2,000社以上の利用実績を誇る「BP-LINKS」のクラウド版「Meeepa」は、導入サポートも充実し安心してご利用いただけます。ご興味のある方は、ぜひ31日間無料トライアル環境をお試しください。

トライアルはこちらの会員登録よりお試しいただけます: https://meeepa.jp/sendregistmail/

■プロフィール

Meeepaセールス担当
ビジネスイノベーション本部 デジタルイノベーション推進室
朝倉淳 (左)

Meeepaマーケティング担当
デジタルテクノロジー本部 デジタルテクノロジー企画部
大西真裕子 (右)

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【開催日時】毎週火曜日 15:00~16:30(受付開始14:50~)
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