WORK事例

【ワークフローシステム導入事例】
電子化/ペーパーレス化を積極的に推進

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松竹株式会社
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デジタルトランスフォーメーション(DX)の実現、さらに働き方改革の一環として、業務の電子化/ペーパーレス化を進める企業が増えている。新型コロナウイルス感染症の流行による在宅勤務やテレワークの実施をきっかけに、その取り組みはますます加速している。日本を代表する総合エンターテインメント企業の松竹も、そうした電子化/ペーパーレス化を積極的に推進する企業のひとつだ。同社は新たにワークフローシステムを導入し、稟議(りんぎ)書をはじめとする申請・承認・決裁プロセスの電子化/ペーパーレス化を実現した。ワークフローシステムにより、どのような課題を解決し、どのような導入効果を得たのか。松竹 経営企画部の野川 恵美氏、関本 純一氏に聞いた。

Output

コロナ禍をきっかけに ワークフローシステムの導入へ

1895年(明治28年)の創業以来、日本が世界に誇る伝統芸能である歌舞伎の継承・発展に尽力するとともに、映画・演劇を中心とする健全な娯楽を提供し続ける松竹。現在は「日本文化の伝統を継承、発展させ、世界文化に貢献する。時代のニーズをとらえ、あらゆる世代に豊かで多様なコンテンツをお届けする。」をミッションに掲げ、日本はもとより世界市場に向けた総合エンターテインメント事業を幅広く展開している。

 そんな松竹では近年、DX推進機運の高まりを受け、既存の業務を見直して社員が働きやすい環境を整備する取り組みを進めていた。2017年には部署横断のプロジェクトチームを組織し、デジタル技術を活用した業務改革を模索し始めた。

 しかしながら、社内からは「従来のやり方をあまり変えたくないという声が大きく、なかなか進められずにいた」と、業務効率化の推進を担当する業務企画室の野川氏は言う。

 「当社のビジネスは、映画館や劇場にお客さまをお迎えすることがベースにあります。そのため、業務も基本的に対面で行うことが当たり前という考え方でした。業務を新しいやり方に変えるのも多大な労力がかかるので、現場では従来のやり方のままでよいという意見が大勢を占めていました」(野川氏)

松竹株式会社
経営企画部 業務企画室
野川 恵美 氏

ところが、そうは言っていられない状況に見舞われる。新型コロナウイルス感染症の世界的な流行だ。

 「新型コロナウイルス禍の影響により、当社でも在宅勤務に対応するための準備を急いで進めました。なかでも一番の課題は、紙書類に署名・押印していた申請・承認業務をテレワークでも対応できるようにすることでした」(野川氏)

 そこで、以前からプロジェクトチームと並行して調査をしていたシステム室で、申請・承認業務の電子化およびペーパーレス化を実現するワークフローシステムの導入に向けた検討を本格化させることになった。

 「システム室ではコロナ禍に伴い、社員にテレワーク用のノートパソコンを配布したり、スマートフォンで内線電話を受けられるようにしたりといったテレワーク対応の施策を進めましたが、実はそれ以前から決裁までに数週間を要することもある申請・承認業務の課題を解決したいと考えていました。そうしたなか、プロジェクトチームからも同じ課題解決の相談を持ちかけられていたので、プロジェクトチームと協力して導入候補となるワークフローシステムを探すことにしました」(関本氏)

価格や使い勝手、導入実績で Styleflowに

ワークフローシステムの選定は、まず関本氏が中心となってインターネットの比較サイトを調べ、導入候補の絞り込みから始まった。

 「恐らくどの企業も同じだと思いますが、ITに不慣れな社員がいるため、既存の申請書類をそのままシステムに取り込んで電子化/ペーパーレス化できるワークフローシステムであることを大前提に探しました」(野川氏)

 最初にピックアップしたワークフローシステムは6製品。それらの製品について機能と価格、導入実績という3つの観点から机上で比較。要件に合致しそうな3製品に絞り込み、それらをトライアル導入して操作性などを入念に検討した。その結果、松竹が選択したのが、TDCソフトの「Styleflow」だった。

松竹株式会社
経営企画部 システム室
関本 純一 氏

 「Styleflowを採用した決め手は4つあります。1つ目は、社内にサーバーを用意する必要がないクラウド型のワークフローシステムだったこと。2つ目は、社内の理解が得られる“お求めやすい価格”であったこと。3つ目は、大手ガス会社様などの導入実績があり安心感が得られたこと。そして4つ目は、トライアルを通じて使い勝手の良さが確認でき、ITに不慣れな社員でも使いこなせそうだったということです。とくに使い勝手については、申請・承認フローを各業務部門が自ら作成するという運用にしたかったので、既存の書類をそのまま取り込んでデザインできるところも大きなポイントになりました」(関本氏)

 松竹がStyleflowの導入を正式に決定し、TDCソフトと契約を交わしたのは2020年10月のこと。そこからワークフローシステムの導入によって業務効率化を実現したい部署を募り、スモールスタートで運用を開始した。

 「実際にStyleflowによるワークフローシステムの運用を開始したのは2021年1月のことです。最初に総務部や経理部、経営企画部などの管理部門に導入し、稟議書や入館証の発行申請、社用スマートフォンの購入申請など、主に全社員が利用する申請・承認業務の電子化/ペーパーレス化を進めました。パソコン操作に不慣れな社員に対しては、対面で付き添って操作を覚えてもらうという丁寧な対応も行い、社内に浸透させていきました。導入当初も稼働した現在も、TDCソフトのサポートにはお世話になっていますが、こちらから問い合わせた内容に対する回答の精度も速度も申し分なく、とても感謝しています」(関本氏)

申請・承認業務にかかる時間が 3分の1に

松竹がStyleflowを導入してから1年余りが経過した。関本氏によると、これまで紙ベースで行っていた申請・承認業務のうち、管理部門が全社員向けに運用していたものの多くをワークフローシステムに移行した段階とのことだ。

 Styleflowによるワークフローシステムの稼働後は、これまでの課題を解決するさまざまな効果が得られているという。

 「最大の効果は、在宅勤務時や外出先からでも申請・承認業務が行えるようになったことです。これにより申請・承認業務にかかっていた時間は大幅に短縮され、業務によっては3分の1程度にスピードアップしました。とりわけ申請者の一般社員がハンコを押してもらうために出社する必要がなくなり、承認・決裁が早くなったことに対する肯定的な意見が挙がっています。また申請書類を紙で管理する必要がなくなったため、紙書類をファイリングして保管するキャビネットを削減することもできました」(野川氏)

 「情報システム部門が実感している効果としては、毎年受けている外部監査に必要な書類を紙で提出する必要がなくなり、Styleflowの画面からCSVやPDFなどのデータで出力できるようになったことです。これは情報システム担当者の業務負荷が大きく軽減されただけでなく、IT統制の観点から見ても非常に大きな効果です」(関本氏)

管理部門へのStyleflowによるワークフローシステム導入が一段落した現在、各業務部門への全社導入を進めているところだという。

 「各業務部門には、それぞれの部門内だけで完結する申請・承認業務もありますが、現時点ではそれらをすべて把握できていないため、調査を進めている最中です。ただし各業務部門には独自の申請・承認ルールがあるので、それらを考慮しながら各業務部門にStyleflowの設計方法や使い方をアドバイスし、ワークフローシステムによる電子化/ペーパーレス化をより一層進めていきたいと考えています」(野川氏)

 また、今後は松竹のグループ会社への展開も視野に入れているという。

 「すでに一部のグループ会社に対し、Styleflowの導入を進めています。まだ使い始めたばかりなので、具体的な使い勝手や効果については聞き及んでいませんが、未導入の会社からも導入希望の声が届いており、グループ全社導入に向けた動きも行っています」(関本氏)

 松竹では、さらにデジタル技術による業務改革やDX推進も加速させていく方針だ。

 「ワークフローシステムの導入によって署名・押印の見直しなど業務改革が徐々に実現しつつあります。次の施策としては、電子帳簿保存法に準拠した電子契約システムの導入を計画しているところです」(関本氏)

 今回のStyleflowによるワークフローシステムの導入を皮切りに、DXの取り組みを本格化させた松竹。同社が推進する業務改革がどのように進んでいくのか、今後の展開に注目したい。

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※2022年2月18日~2022年3月31日に日経電子版広告特集にて掲載 。
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