シャドーIT対策とは｜発生原因・対策に役立つツールなどを解説

シャドーITとは、企業が管理できていないITツール・サービスを指す用語です。
近年はシャドーITのリスクを鑑み、積極的に対策を講じる企業が増加しました。

シャドーITへの対策は、もはや情報システム部門だけの課題ではありません。
業務効率を求める従業員がシャドーITを利用することで、意図せず重大なセキュリティリスクを引き起こす可能性があるからです。

一方で、シャドーITのリスクを防止する有効な対策がわからず、悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、シャドーITが発生する根本的な原因・具体的なリスク・実践的な対策などを解説します。
効果的なシャドーIT対策を検討する際の参考にしてください。

 

 

シャドーITとは

シャドーIT対策を考えるうえで、まずはその定義を正しく理解することが重要です。
近年は、生成AIの無許可利用である「シャドーAI」と呼ばれる新たな課題も登場しています。

本章では、シャドーITの基本的な定義と、混同されがちな「BYOD」との違いを明確にします。

シャドーITの定義

シャドーITとは、企業のIT部門や情報システム部門が公式に許可していない、あるいは把握していないITツールやサービス全般を指す用語です。
シャドーITに該当するツール・サービスは以下のとおりです。

上記のとおり、シャドーITに該当するツール・サービスは多岐にわたります。
具体的には、従業員が個人的に利用しているデバイス（スマートフォンやタブレットなど）・承認されていないソフトウェア・DropboxやGoogle Driveといったクラウドストレージサービスなどです。

近年は無料、あるいは低価格で利用できるツールやサービスが増えていることもあり、シャドーITが発生しやすい環境です。
また、テレワークなど働き方の多様化が進んだこともあり、企業の管理部門がITツールを把握することが困難になりました。

しかし、企業が管理できていないシャドーITは情報漏洩や不正アクセスなど、さまざまなリスクを招きます。
そのため、企業はシャドーITを把握し、リスクを回避する有効な対策を講じなければなりません。

シャドーAIとは

シャドーAIとは、シャドーITの一種であり、生成AIツールを組織の許可なく利用する行為を指します。
例えば、従業員が業務効率化を目的として、ChatGPTなどの生成AIツールを個人的に利用するケースがシャドーAIの典型です。

シャドーAIの問題は、AIを使用する際に機密情報や個人情報といった重要なデータをプロンプトに入力してしまうリスクです。
入力されたデータはAIの学習に利用され、学習データとして外部に漏洩するリスクがあります。

その結果、企業の競争力が低下したり、顧客からの信頼を失ったりする事態になりかねません。
組織は、シャドーAIへの対策の一環として、生成AIの利用に関する明確なガイドラインを策定し、従業員への教育を徹底することで、シャドーAIのリスクを軽減する必要があります。

BYODとの違い

シャドーITとよく混同される言葉にBYOD (Bring Your Own Device)があります。

BYODは、企業が明確なルールを定めたうえで、従業員の私物デバイスを業務に利用することを許可する仕組みです。
一方で、シャドーITは企業の「管理外」で無許可に利用される状態を指し、両者は根本的に異なります。

それぞれの違いを以下の表にまとめました。

シャドーITがもたらすリスク

本章では、シャドーITが引き起こす具体的なリスクを解説します。
シャドーITがもたらす重大なリスクは以下のとおりです。

• 情報漏洩

• 不正アクセスやサイバー攻撃

• データガバナンスの喪失

シャドーITを放置すると、企業は深刻なセキュリティリスクにさらされます。
対策を検討するためにも、リスクを正確に把握しましょう。

情報漏洩

シャドーITは、情報漏洩を引き起こす原因の一種であり、企業にとって深刻なセキュリティリスクをもたらすものです。
従業員が許可なく利用する個人的なデバイスやクラウドサービスは、セキュリティ設定が不十分な場合が多く、意図しない情報公開や不正アクセスのリスクが常に伴います。

例えば、個人用のクラウドストレージに機密情報を保存したり、セキュリティ対策が甘いアプリケーションを業務で使用したりすることで、情報漏洩のリスクが高まります。

また、情報漏洩が発生した際にシャドーITの利用状況を企業が把握できていない場合、迅速な対応が困難です。
被害の拡大を防ぐためには、シャドーITの実態を把握し、従業員への啓発活動や適切なセキュリティポリシーの策定・代替となる安全なサービスの提供などが重要です。

不正アクセスやサイバー攻撃

セキュリティ対策が施されていない私物デバイスやフリーソフトはマルウェアやランサムウェアの侵入経路となりやすいものです。
シャドーIT経由で社内ネットワークに侵入を許すと、被害は組織全体に拡大する危険性があります。

例えば、従業員の業務に使用している私物のパソコンがウイルスに感染し、そこから会社の機密情報が漏洩したり、ランサムウェアに感染して業務システムが停止したりする可能性があります。
その結果、業務停止による機会損失・システムの復旧費用・顧客への損害賠償など、多額の損失が発生し、事業継続に甚大な影響をおよぼしかねません。

データガバナンスの喪失

データガバナンスの喪失も、シャドーITの無視できないリスクです。

業務データがさまざまなクラウドサービスに分散することで、企業はデータ所在の可視性を失い、深刻な問題を引き起こします。
具体的には、「どこに、どのようなデータが存在するのか」を把握できなくなるため、必要な情報の検索に膨大な時間を要したり、必要な情報を見つけ出せないといった事態が発生しかねません。

また、内部統制や監査対応において、データのトレーサビリティが確保できず、コンプライアンスリスクが高まります。
さらに、従業員の退職時に個人アカウントに業務データが残存した場合、企業はデータへのアクセス権を失い、データの永久的な喪失や、情報漏洩といったセキュリティ上のリスクに晒される可能性もあります。

これらの問題を解決するためには、データの集中管理・可視化・アクセス制御といった対策が不可欠です。

シャドーITが発生する原因

シャドーITが発生する主な原因は以下のとおりです。

• 従業員の利便性・効率性追求

• クラウドサービスの普及

• 公式ITツールの機能不足や使いにくさ

• テレワークなど多様な働き方の拡大

• セキュリティリテラシーの不足

• IT部門の管理不足

• 組織の黙認

シャドーITが発生する原因は従業員個人の意識だけでなく、企業側の環境や制度にも深く関わっています。
根本的な原因を理解することが、効果的な対策への第一歩です。

従業員の利便性・効率性追求

従業員が業務効率を追求する過程で、会社支給のツールよりも個人的に使い慣れたチャットツールやクラウドストレージの利用を希望するケースは少なくありません。
従業員によっては、レスポンスの速さや使い慣れたインターフェースなどを求めて、自分で見つけたツールやサービスを利用する場合があります。

また、自宅で業務を続けるために、私物のデバイスに社内のデータを入れて持ち出すケースも珍しくありません。

従業員が利便性・効率性を追求するあまり、シャドーITを発生させてしまう背景には、業務の多忙さや非効率的な業務の放置があります。
特に、ITリテラシーが低い企業だと、リテラシーが高い従業員の独断専行を見逃してしまうリスクが高まります。

クラウドサービスの普及

近年、無料または低価格で高機能なクラウドサービス（SaaS）が普及し、専門知識がなくても容易に利用できるようになりました。
このようなサービスの普及も、シャドーITを増加させる原因です。

従業員が、IT部門への申請は不要と判断し、安易にサービスを利用することで、セキュリティリスクやコンプライアンス違反のリスクが高まります。
また、情報漏洩やマルウェア感染のリスクが増大するだけでなく、企業全体のITガバナンスが低下する可能性があります。

公式ITツールの機能不足や使いにくさ

企業が公式に提供するITツールに対する不満は、シャドーIT発生の温床です。
「ファイル共有に時間がかかる」「操作画面が分かりにくい」「容量制限が厳しい」といった具体的な不満が、従業員を公式ツールを使わず、代替手段を求めるきっかけになります。

このような事態は、企業が提供するツールが、現場のニーズを十分に満たせていないことを示唆しています。
したがって、企業は公式ツールの選定・導入にあたり、現場の声を積極的に取り入れ、ニーズとのミスマッチを最小限に抑える努力が不可欠です。

テレワークなど多様な働き方の拡大

近年はテレワークなどの多様な働き方が普及した影響もあり、従業員がIT部門の管理外で業務を行う状況が一般化しました。
一方で、自宅のネットワーク環境は会社のセキュリティポリシーが適用されないため、従業員が独自の判断で外部サービスを利用するリスクを高めます。

また、テレワーク時にオフィスへのアクセス制限があるために、一時的な代替手段として個人のツールを使用する傾向も強まっています。
しかし、オフィス外のITツール・サービスを管理する術がなければ、企業はコントロールできません。

そのため、企業はオフィス外での業務も視野に入れた対策を講じる必要があります。

セキュリティリテラシーの不足

従業員のセキュリティリテラシーが不足しているために、シャドーITのリスクを認識していないケースも珍しくありません。
「大手企業のサービスだから安全」「個人利用なら問題ない」といった誤解は、セキュリティ意識の欠如を示しており、非常に危険です。

特に、公私の区別を曖昧にし、安易に業務データを個人の所有するサービスで扱う行為は、情報セキュリティポリシーに違反するだけでなく、企業の機密情報を危険に晒すことになります。

企業は、この問題に対して積極的に対策を講じる必要があります。
具体的には、どのようなサービスがシャドーITに該当するのか、どのようなリスクがあるのか、企業が許可している安全なIT環境は何かなどを明確に説明しなければなりません。

IT部門の管理不足

IT部門の管理が不足していたり、プロセスに不備があったりすると、シャドーITが蔓延する可能性を高めます。

特に、新しいツールの利用申請プロセスが煩雑で時間がかかることは、シャドーITを助長する大きな原因です。
また、「どうせ申請しても許可されないだろう」といった諦めから、最初からIT部門を通さずにツールを利用してしまうケースも少なくありません。

加えて、ITツール・サービスに関するルールが策定されていない状況も、シャドーITのリスクを招きます。
ルールがないと従業員が独断でITツールやサービスを導入しやすくなるうえに、管理体制の構築が困難になるため、適切な対策を講じられなくなります。

組織の黙認

シャドーITの常態化と黙認は、組織に深刻なリスクをもたらします。
「あの部署が使っているから大丈夫だろう」といった安易な認識は、セキュリティ意識の低下を招き、シャドーITの利用拡大を助長します。

一度黙認されたシャドーITをあとから禁止することは困難です。
なぜなら、業務効率化や利便性を理由に、現場からの反発が予想されるからです。

また、代替手段の提供や移行にかかるコスト・時間も考慮する必要があります。

効果的なシャドーIT対策4選

本章では、すぐに実践できる効果的な対策を4つ紹介します。

• ITツールの利用状況の確認

• 有用な公式ITツールの導入

• IT管理体制の見直し

• 研修によるITリテラシーの向上

シャドーIT対策は、単にツールを禁止するだけでは成功しません。
業務への影響を最小限に抑えつつ、いかにしてセキュリティを確保するかが重要です。

ITツールの利用状況の確認

対策を講じる前に、まずは自社でどのようなシャドーITが利用されているのか実態を把握する必要があります。
利用状況を確認する際は、以下の施策を実施しましょう。

• ネットワークのログを監視し、どのサービスに誰がアクセスしているかを可視化する

• CASBなどのツールを導入し、シャドーITの利用状況を網羅的に洗い出す

• 定期的に従業員に利用ツールを申告させ、IT資産の棚卸しを実施する

ITツールの利用状況の把握は、ただ利用されているツールやサービスを確認するだけの取り組みではありません。
ITツールの運用や業務に関する課題を見つける重要なきっかけになります。

有用な公式ITツールの導入

有用な公式ITツールの導入は、シャドーIT対策の基本です。
従業員がシャドーITに頼る最大の理由である「公式ツールの使いにくさ」を解消することがもっとも効果的です。

公式ITツールの導入を検討する際は、以下のポイントを意識しましょう。

• 従業員へのヒアリングやアンケートを実施し、現場が本当に求めている機能を把握する

• 使いやすく、業務効率の向上に貢献する公式ツールを選定・提供する

• 既存ツールの設定を見直し、容量制限の緩和や機能拡張を検討する

現場の声を聴き、業務に適したITツールを選定することが重要です。
適切なITツールを導入すれば、シャドーITを防止するだけでなく、業務の効率化も期待できます。

IT管理体制の見直し

IT管理体制の見直しは、シャドーIT対策においてもっとも重要です。
適切な管理体制を整えることで、シャドーITのリスクを予防できます。

具体的には、以下のような取り組みを実施しましょう。

• ITツールの利用申請・承認フローを簡略化し、迅速に承認できるようにする

• ITツール・サービスの運用に関するルールを策定し、全従業員で共有する

• 利用を許可するツール（ホワイトリスト）と禁止するツール（ブラックリスト）を明確に定義し、全社に周知する

• BYODを導入する場合は、セキュリティ要件や責任範囲を定めた明確なポリシーを策定する

• テレワークを想定し、社外ネットワークを管理できるソリューションを導入する

IT管理体制の見直しは重要な対策ですが、自社のIT人材が不足していると実施が困難になります。
自社だけでの対応が難しい際は、外部の専門家にサポートを依頼しましょう。

研修によるITリテラシーの向上

従業員のITリテラシーが低い状態だと、どれだけシャドーITの対策を講じても効果が発揮されない可能性があります。
そのため、全従業員に対して、シャドーITの危険性を正しく理解してもらうための研修を徹底しましょう。

研修では、以下のような事柄を教育しましょう。

• シャドーITによる情報漏洩の具体的な事故事例などを紹介し、リスクを自分事として捉えてもらう

• 定期的なセキュリティ研修やeラーニングを実施し、継続的に意識向上を図る

• 新入社員や中途採用者には、入社時の研修でセキュリティポリシーを必ず説明する

従業員の意識向上は、シャドーIT対策を成功させるうえでも不可欠です。

シャドーIT対策に役立つツール

本章では、シャドーIT対策に特に有効な以下のツールを紹介します。

• CASB

• MDM

• DLP

シャドーITの利用状況を人の目だけで完全に監視することは不可能です。
テクノロジーの力を活用することで、網羅的かつ効率的な対策を実現できます。

CASB

CASB（Cloud Access Security Broker）は、企業とクラウドサービスの間に位置し、クラウド利用におけるセキュリティを強化するソリューションです。
従業員が利用しているクラウドサービスを可視化し、利用状況を監視・制御します。

例えば、未承認のクラウドサービスへのアクセスを遮断したり、機密情報が外部ストレージにアップロードされるのを防止できます。
これにより、企業はシャドーIT対策を講じ、情報漏洩のリスクの低減が可能です。

クラウドサービスの利用拡大に伴い、CASBは企業のシャドーITに加え、サイバーセキュリティ対策において重要な役割を担っています。

MDM

MDM（Mobile Device Management）は、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスを遠隔から一元的に管理するツールです。

特にBYODを安全に運用するうえで不可欠なソリューションです。
MDMを導入することで、紛失や盗難が発生した場合にデバイスをロックしたり、保存されている業務データを消去したりといった対応ができるようになります。

さらに、パスワード設定の義務化や特定のアプリケーションの利用制限など、セキュリティポリシーを強制的に適用し、情報漏洩のリスクを低減できます。
企業のセキュリティレベルを向上させ、モバイルデバイスの安全な業務利用を促進するために、MDMは重要な役割を果たすツールです。

DLP

DLP（Data Loss Prevention）は、情報漏洩対策の最後の砦となるソリューションです。
データの「中身」を監視し、機密情報の不正な持ち出しを防止します。

例えば、個人情報や社外秘といった重要データを事前に定義しておきます。
これにより、定義されたデータがメール添付やUSBメモリへのコピーなどを通じて外部に送信されそうになった場合、DLPはそれを自動的に検知し、ブロックする機能を提供します。

組織内の機密データを保護し、意図しない情報漏洩のリスクを軽減するうえで、DLPは非常に重要です。

シャドーIT対策にはTDCソフトのソリューションが最適

シャドーIT対策を講じるなら、TDCソフトのソリューションが最適です。

TDCソフトが提供するServiceNowなら、企業のIT資産を可視化し、リスクを明確にすることで、迅速に脆弱性に対応できる仕組みを構築できます。
さらに、企業が導入している管理ツールと連動することにより、セキュリティパッチ適用などの作業を自動化できるのも、ServiceNowの魅力です。

加えて、ServiceNowはITSM（IT Service Management）と連動することで、セキュリティ強化に加え、インシデント対応までを最適化できます。

ServiceNowはシャドーIT対策の域にとどまらず、企業のセキュリティ対策全体を強化・発展できる有用なソリューションです。
ぜひ導入をご検討ください。

まとめ：シャドーIT対策には適切なツールを活用しよう

シャドーITは情報漏洩や不正アクセスなど、企業にとって無視できないリスクを招くものです。
しかし、発生する原因や重要なポイントを把握していないと、企業は適切な対策を講じられません。

シャドーIT対策を検討する際は、現状を分析し、従業員の意見を集めながら、最適な取り組みを実践しましょう。
また、CASB・MDM・DLPといった適切なツールの活用も欠かせません。

もし、自社だけでのシャドーIT対策が困難だと感じた際は、ぜひTDCソフトにご相談ください。
TDCソフトには、自社のIT資産を可視化し、適切な管理体制の構築をサポートするServiceNowがあります。

ServiceNowなら、シャドーITのリスクを最大限抑止できます。
より効果的なシャドーIT対策を講じる際は、ぜひ導入をご検討ください。