ServiceNow コラム

はじめに

デジタルトランスフォーメーションの進展により、ビジネスのスピードと複雑性はますます高まっています。企業が競争力を維持するためには、より効率的かつ戦略的なポートフォリオ管理が求められています。加えて、事業部門全体でのプロジェクトやリソースの管理が重要視されており、正確な意思決定や適切なリソース配分を実現するためのツールの必要性が高まっています。
ServiceNow SPMは、戦略的ポートフォリオを中心に、企業が保有するプロジェクトやリソースを一元的に管理するための包括的なソリューションです。これにより、IT部門や業務部門のプロジェクトマネージャーは、リソースを最大限に活用し、事業目標の達成に向けて効率的に運用することが可能になります。
本コラムでは、ServiceNow SPMが提供する主要な機能と、それが企業にもたらすメリットについて詳しく解説します。デジタル化が進む現代のビジネス環境において、戦略的なリソースの最適化と、迅速かつ的確なプロジェクト推進を実現する鍵となるこのツールについて、深く掘り下げていきます。

現代ビジネスの課題

現代のビジネス環境は、テクノロジーの急速な進化とグローバル化の影響により、かつてないスピードと複雑さを伴うものとなっています。企業は、競争力を維持しながら成長を続けるために、以下のような複数の課題に取り組んでいます。

1.複雑なプロジェクト管理

現代のビジネス環境では、多くの企業が複数のプロジェクトを同時に管理しています。これらのプロジェクトは、規模や性質が異なることが多く、それぞれが独自の目標、リソース、スケジュールを持っています。しかし、こうした多様なプロジェクトを効率的に管理することは、企業にとって非常に大きな課題となっています。

・複数プロジェクトの優先順位付けの難しさ
企業が複数のプロジェクトを同時に進行させる場合、それぞれのプロジェクトには異なる重要度や優先順位が設定されます。しかし、それらの優先順位を適切に判断し、リソースを最適に配分することは容易ではありません。部門やチームごとに重視するプロジェクトが異なる場合、どのプロジェクトに最も多くのリソースを投入すべきかを判断することが、組織にとって重要な課題となります。

・リソースの分散と効率的な難しさ
複数のプロジェクトを同時に進行させる中で、人材・資金・設備などのリソースを適切に配分することが課題となります。限られたリソースをどのプロジェクトにどれだけ割り当てるかを決定するのは非常に難しく、過剰にリソースが投入されたプロジェクトでは無駄が生じ、逆に不足しているプロジェクトでは進捗の遅れが発生します。

・プロジェクト進捗の長期化と統合管理の不足
複数のプロジェクトが同時に進行している場合、それぞれの進捗状況を適切に把握できないことが問題となります。プロジェクトマネージャーや経営層が進捗を正確に把握できないと、遅延や問題の発見が遅れる可能性があります。特に、各部門が独立してプロジェクトを進めている場合、情報がサイロ化し、全体の状況を把握することがさらに困難になります。

・プロジェクト間の依存関係による管理の複雑化
複数のプロジェクトが同時に進行している場合、プロジェクト間に依存関係が生じることがあります。これにより、予期しない遅延やリスクが連鎖的に発生し、プロジェクト全体の管理がさらに複雑になる可能性があります。

2.リソースの最適化

企業が複数のプロジェクトを同時進行する中で、限られたリソース（人材、予算、設備など）を効率的に活用することは、成功に直結する重要な要素です。
適切なリソース管理ができない場合、プロジェクトの遅延やコスト超過、さらにはビジネス全体のパフォーマンス低下につながる可能性があります。

・リソースの不足
リソースを最適化するためには、まず現在利用可能なリソースの量を正確に把握し、それらが各プロジェクトにどのように割り当てられているかを明確にする必要があります。多くの企業では、リソースの一元管理が十分に行われておらず、リソースの重複利用や不足が発生しています。各プロジェクトが個別にリソースを管理している場合、全体のリソース使用状況が見えづらくなり、企業全体としての最適なリソース配分が困難になります。

課題の具体例:
複数のプロジェクトに同じスキルを持つ社員が割り当てられている場合、その社員の稼働状況が適切に管理されていないと、知らないうちに過剰な負担をかけてしまう可能性があります。その結果、該当するプロジェクト全体が遅延するリスクが生じます。

・リソースの過剰負荷と不足
リソースの割り当てが適切に行われていない場合、あるプロジェクトではリソースが過剰に投入される一方で、別のプロジェクトではリソースが不足するという問題が発生します。また、特定の人材に過度な負荷がかかると、疲労やモチベーションの低下を招く可能性があります。

課題の具体例：
特にエキスパート人材や専門知識を持つ人材が限られている場合、その人材に依存するプロジェクトが多すぎると、リソースが逼迫し、結果として複数のプロジェクトが停滞する恐れがあります。たとえば、IT部門のリーダーが複数のプロジェクトを同時に担当していると、どのプロジェクトも遅延してしまうケースが見られます。

・リソースの必要性予測と計画の困難さ
プロジェクトの進行に伴い、リソースの需要は常に変化します。予期せぬタスクの増加や新たなプロジェクトの立ち上げによって、リソースが不足したり、逆に過剰になったりすることがあります。また、リソースが余ってしまった場合には、それを有効に活用できず、無駄が生じることもあります。

課題の具体例：
プロジェクトの途中で大規模な追加タスクが発生し、急にリソースが不足するケースがあります。必要な人材が他のプロジェクトにも割り当てられているため、十分なリソースを確保できず、対応が遅れてしまうといった状況です。

・リソースのスキルセットと適合性の不足
リソースの量だけでなく、それぞれのリソースが持つスキルセットがプロジェクトの要求に適合しているかどうかも、プロジェクト成功の重要な要素です。適切なスキルを持たない人材が割り当てられている場合、プロジェクトの進行に支障をきたす可能性があります。また、スキルが過剰な人材が単純な業務に割り当てられると、リソースの無駄遣いとなるため、スキルセットに応じた最適なリソース配分が求められます。

課題の具体例：
高度なプログラミングスキルを持つエンジニアが、単純なデータ入力作業などスキルを必要としないタスクに割り当てられていると、その能力を十分に活かすことができず、企業全体のリソース効率が低下します。逆に、スキルが不足しているスタッフが複雑な開発プロジェクトに配属されると、品質や進行スピードに悪影響を及ぼす可能性があります。

・リソースの分散管理による全体最適の難しさ
多くの企業では、リソースが部門ごとに管理されており、各部門が独自にプロジェクトを進めています。その結果、リソースの利用状況や負荷が部門間で共有されず、全体を俯瞰した視点が欠けてしまうことがあります。これにより、リソースの重複使用や無駄な活用、さらには突発的なリソース不足が発生する可能性があります。

課題の具体例：
営業部門が進めているプロジェクトと、IT部門が同時に進行させているプロジェクトで、同じリソース（例えばデータサイエンティスト）に依存しているにもかかわらず、部門間で十分な連携が取れていない場合があります。その結果、リソースに過剰な負荷がかかり、スケジュールの遅延などの問題が発生する可能性があります。

3.迅速な意思決定

ServiceNowのSPM（Strategic Portfolio Management）は、企業が迅速かつ効率的に意思決定を行うための強力なツールを提供しています。しかし、その活用にはいくつかの課題も伴います。ここでは、ServiceNowのSPMを導入・活用する際に直面する可能性のある、迅速な意思決定に関する課題について詳しく説明します。

・データの安定性と品質の問題
ServiceNowのSPM（Strategic Portfolio Management）は、プロジェクト、リソース、コストに関するデータを一元管理し、ダッシュボードやレポートを通じて戦略的な意思決定を支援します。しかし、データの品質や整合性が不十分な場合、意思決定のスピードや正確性に悪影響を及ぼす可能性があります。

・意思決定プロセスの複雑さ
迅速な意思決定を行うためには、意思決定プロセス自体が効率的であることが重要です。しかし、多くの企業では、プロジェクトポートフォリオに関する意思決定が複雑化しており、迅速な対応が難しい場合があります。

・リソースの優先順位付け
複数のプロジェクトが同時に進行している場合、どのプロジェクトに優先的にリソースを割り当てるかが課題となります。プロジェクトごとに重要度や緊急度が異なる中で、適切なリソース配分が行われないと、プロジェクト全体の進捗が遅れ、意思決定も後手に回る可能性があります。特定のプロジェクトにリソースが集中しすぎると、他のプロジェクトが停滞するリスクがあり、ポートフォリオ全体のバランスが崩れ、戦略的目標の達成にも影響を及ぼします。

・リスク管理と意思決定のタイミング
プロジェクトの進行中にリスクが発生することは避けられません。リスクが顕在化した際に迅速に対応できないと、プロジェクトの失敗やコストの増加につながる可能性があります。SPMにはリスク管理機能も備わっていますが、迅速な対応が可能かどうかは、組織のリスクに対する意識や管理体制に大きく依存します。

・経営層とのコミュニケーションギャップ
迅速な意思決定が求められる場面では、経営層とプロジェクトマネージャーとの間にコミュニケーションギャップが生じることがあります。特に、プロジェクトの進捗状況やリスク、リソースの状況に関する情報が正しく共有されていない場合、意思決定のスピードが低下し、対応が遅れる原因となります。

4.リスク管理の複雑化

プロジェクトの増加と多様化に伴い、リスクも複雑化しています。リスクの特定や評価が適切に行われない場合、企業全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼす可能性があり、最悪の場合、プロジェクトの失敗につながることもあります。

ServiceNow SPMの役割

ServiceNowのSPM（Strategic Portfolio Management）は、現代のビジネスにおける課題を解決するために開発された強力なツールです。企業がプロジェクトのリソース、予算、リスクを効率的に管理できるよう支援し、全体的なビジネス戦略の実行を促進する役割を果たします。

1.ポートフォリオ管理の一元化

ServiceNow SPMは、複数のプロジェクトを一元管理できるプラットフォームを提供し、プロジェクト全体の統合的な管理を実現します。これにより、リーダーは各プロジェクトの進捗を的確に把握し、優先順位の設定やリソースの再配分を効率的に行うことが可能になります。

2.リソースの最適化

SPMは、リソースの稼働状況やスキルセットを適切に管理することで、リソースの過剰な消費や不足を防ぎます。キャパシティ管理やスキルの把握を通じて、適切な人材を最適なポジションに配置し、リソースの有効活用を実現します。

3.データに基づく意思決定のサポート

ServiceNow SPMは、プロジェクトやポートフォリオに関するデータを統合・分析可能な形で提供します。これにより、ビジネスリーダーは正確なデータに基づいて迅速かつ的確な意思決定を行い、市場の変動や組織の変化にも柔軟に対応することが可能になります。

4.リスク管理の強化

SPMには、各プロジェクトに関連するリスクを評価・予測するための機能が備わっています。また、リスク管理の透明性が向上することで、全体の意思決定プロセスも強化されます。

まとめ

ServiceNow SPMは、複雑化するビジネス環境の中で、企業が直面するさまざまな課題を解決し、戦略的な目標を達成するための重要なツールです。ポートフォリオ、リソース、予算、リスクの管理を一元化・最適化することで、企業は持続的な成長と競争力の強化を実現できます。