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BP-LINKSの導入により購買業務のプロセスを可視化
ガバナンスを確立し業務の効率化も実現

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株式会社キューブシステム
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BP-LINKSでこう変わった!

  • − 購買業務のプロセスを可視化することによりガバナンスが強化
  • − 毎月の発注書への捺印や郵送といった手間が無くなり大きな業務効率化
  • − 蓄積した購買関連データの戦略的な利活用が可能に

50年近くの歴史を持つ独立系ソフトウェア会社、キューブシステム。同社はプロジェクト毎に採算制をとっており、プロジェクト単位で複数発注を行っていることから件数が莫大であり、見積り依頼から検収までのプロセスを一貫して管理、追跡が困難でした。

そこで同社は見積り依頼から検収までのプロセスを一貫して管理、追跡できるシステムの導入を検討し、TDCソフトのIT企業向け購買管理システム「BP-LINKS」を導入しました。

これにより、購買業務におけるガバナンスを強化するとともに、プロセスが可視化されたことで、一貫した状況の把握が可能となっています。

Output

導入の背景

− 発注における一貫性の欠如はガバナンスの意味で問題に。プロセスを可視化できるシステムを検討

経営戦略本部 副本部長
兼 技術戦略室 室長 丹野透 氏

同社では社内に購買部がなく、プロジェクト単位で発注を行っています。

この点について経営戦略本部 副本部長の丹野透氏は
「かつては見積り依頼をしないまま発注してしまうケースも見受けられ、これを外部から見ると、買い叩き等を行っていると捉えられる可能性があり、課題と感じていました。
そこで経営層に向けて購買の仕組みの見直しを提言し、見積り依頼から検収までのプロセスを可視化し、一貫して管理、追跡できるシステムの必要性を訴えました」と語ります。

これを受けて同社では、当時進めていた社内システムの刷新に先駆けて、購買システムの導入を検討することになりました。

導入の経緯

− ソフトウェア・サービス業に特化した購買管理システムとしてBP-LINKSを選択、 自社独自の業務に合わせてカスタマイズ

経営戦略本部 技術戦略室 コーポレートIT推進チーム  IT推進担当マネージャ 田原利明 氏

キューブシステムが購買システムについて検討を進める中、BP-LINKSの存在を知ったのは、2014年12月に某銀行主催のビジネスマッチングで紹介されたことがきっかけでした。

その印象について経営戦略本部 技術戦略室 コーポレートIT推進チームのIT推進担当マネージャである田原利明氏は「EDIにはさまざまな製品がありますが、殆どがモノの購買管理です。一方、BP-LINKSはソフトウェア・サービス業に特化した購買管理である点に大きな魅力を感じました。」と語ります。

そこで同社はBP-LINKSの導入の検討を開始。 当初はなるべくカスタマイズせずに導入することを考えていましたが、いざ要件を絞り込んでいく段階で壁にぶつかります。

「前述のように当社ではプロジェクト単位で独立採算制をとっており、発注権限を持つメンバーが桁違いに多いという事情がありました。例えば、入社3年目でサブリーダーぐらいの立場のSEにも発注権限を持たせているため、発注権限のあるメンバーの数は3桁にのぼります。その一方で、発注の承認には5段階のレベル設定を必要とするなど、当社特有の事情がありました。そのため導入には大幅なカスタマイズが必要となり、一つ一つの機能の確認や精査、改修要否の判断等について大変苦労しました」(丹野氏)

導入の効果

− 購買業務におけるガバナンスを確立、業務効率化にも大きく貢献

キューブシステムにおける利用開始は2017年10月。運用開始前に同社の従業員とビジネスパートナー(BP)に向けて説明会を開催、スムーズな運用に向けた準備を行いました。

同社によれば、BP-LINKS導入の一番の効果は、購買においてガバナンスを確立させるという当初の目的を達成できたことだといいます。
「見積り依頼から検収までのプロセスが可視化され、ルールの順守が徹底されるようになりました。」(丹野氏)

また、これまでの業務はプロジェクト単位という縦のみのラインで完結していましたが、各プロジェクトの購買が横軸として可視化されたことで、プロジェクト間を横断してBPの技術者に活躍していただけるケースが増えると思われます。

「これまでは紙ベースで書類をやりとりしていたものが電子化されたことで、工程が簡素化し、BPの方々からは、これまでより請求に至るやり取りが早くなったという声が届いています。また、当社では以前、発注書への捺印や郵送は毎月の一大イベントで、これらの作業だけでも大きな手間になっていましたが、そうした作業が一切なくなり、業務効率化にも大きく貢献しています。」(田原氏)

今後の展望

− ガバナンスのさらなる強化とともに蓄積したデータの戦略的な活用を目指す

キューブシステムがBP-LINKSの使用をスタートして3年目になりました。今後もガバナンスのさらなる強化を図っていく方針ですが、BP-LINKS を100%使いこなせているとはいえないことから、将来的にはより大局に立った活用について検討したいとのことです。

「現在は日々のトランザクションを蓄積している過程ですが、その分析・活用についても検討を進めていきます。例えば、プロジェクトの横軸での役割と発注単価の相関などを分析したい。そうすることで、より優れたBPとのパートナーシップを強化していくなど、戦略的な活用ができると考えています。」(丹野氏)

会社情報

株式会社キューブシステム

本社 東京都品川区大崎2-11-1 大崎ウィズタワー
創立 1972年7月5日
https://www.cubesystem.co.jp/

ソフトウェア業界の草創期に独立系ソフトウェア会社として設立される。以来、多様化・高度化する顧客の情報化ニーズに対し、独立系のシステムインテグレーターとして、流通・通信・金融・公共・製造等、幅広い業種にシステムソリューションサービスを提供している。

Technology

<おかげさまで3000社以上の利用実績!> IT関連企業の購買業務に特化したEDI「BP-LINKS」

BP-LINKS導入メリット

・パートナー社の技術者一元管理
・毎月の請求処理の効率化
・発注業務の効率化、期間短縮
・ペーパーレスによる郵送/印紙コスト削減
・スピーディなプロジェクト体制の構築
・管理レベル向上、コンプライアンス遵守
・パートナー社へのサービスレベル向上
・パートナー要員の社外リリース防止

IT企業の購買担当者の工数を1/8まで削減!

IT企業である当社の購買業務効率化を目的とし、
自社開発したIT企業向け購買管理システム「BP-LINKS」。
当社の購買管理部門でも、システム化によって紙の書類作成・管理工数とコスト削減を実現。
削減した工数で新たなパートナーや案件を獲得する為の施策を検討できるようになり、人手不足の解消、パートナー社との関係維持など、様々な面でメリットを感じています。

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