1.利用組織を限定してスモールスタートで始める

ワークフローシステムの導入にあたっては、利用部門や対象業務を限定したスモールスタートがおすすめです。
導入直後は、紙で運用していたワークフローなど従来の運用とは大きく変わるため、様々な課題が出てくることが予想されます。そのため全社一斉にスタートするのではなく、一部の部門で運用を開始して課題を発見することが重要なポイントになります。
Styleflowでは申請書の入力フォームや承認ルートを簡単に作成できるため、スピーディーな導入が可能で、設定を変更しながらのトライアル・アンド・エラーに適しています。
まずはワークフローを一部組織で導入し、運用時の課題を早期に整理することが、１つ目のステップになります。

2. ワークフローを全社に拡大導入して運用を定着させる

ステップ1のスモールスタートで様々な課題が整理されているため、全社への拡大導入も大きな混乱なく実施できるようになっています。
Styleflowでは、組織変更や人事異動の際もスムーズに運用するための世代管理という機能を提供しており、すでに運用開始している部門の業務を止めることなく全社への拡大が可能になります。
全社的に運用が定着し、社員がワークフローシステムを当然のように利用している状況が、2つ目のステップで目指すところになります。

3. より効果的なワークフロー活用を目指して

2つ目のステップで、導入時の目的の多くが達成されますが、ワークフローシステムをより効果的に活用していくのが3つ目のステップになります。
全社横断的な業務の電子化は達成されますが、各部門内に完結している業務に関しては、紙での運用やメールでの回覧など、非効率な部分も残っていることと思います。それらの業務を全社の業務と同じシステムに集約することで、社員の確認の負担を減らし、意思決定のスピードアップが期待できます。
Styleflowでは、柔軟性の高いワークフローを構築できるため、様々な申請業務を集約することが可能です。
また、利用部門ごとに申請書の入力フォームやワークフローをメンテナンスするための管理者を設置できるため、管理者の運用負荷を分散できます。
その先の活用としては、基幹システムなどとの連携があげられます。
人事システムからの人事情報インポートや、承認が完了した申請データの基幹システム取り込みなど、Styleflowでは様々な連携方法をサポートしています。

Styleflow導入事例：東京ガス株式会社様

働き方改革・業務プロセス改革推進の一環で「Styleflow」を導入。「どこでもワーク」における申請・承認・決裁業務の電子化を実現しています。

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